Datenschutzordnung des Allgemeinen Schützenvereins Vorhelm e. V.

1. Geltungsbereich und Verantwortlicher
Diese Datenschutzordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten von Mitgliedern, Bewerbern um eine Mitgliedschaft und sonstigen Betroffenen im Verein.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Allgemeiner Schützenverein Vorhelm e. V.
Vertreten durch den Vorstand: Holger Hasselmann, Lisa Stücke
Haarbachstr. 36a, 59227 Ahlen – Vorhelm
E-Mail: info@asv-vorhelm.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und wurde nicht bestellt.

2. Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Daten werden ausschließlich zu den jeweils genannten Zwecken verarbeitet (Zweckbindung) und auf das notwendige Maß beschränkt (Datenminimierung).

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind insbesondere:
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses)
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. Steuerrecht)
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Öffentlichkeitsarbeit)
– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei bestimmten Fotoveröffentlichungen)

3. Beitritt
Mit der Beitrittserklärung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
– Vor- und Zuname
– Geschlecht
– Anschrift
– Telefonnummer, E-Mail-Adresse
– Geburtsdatum
– Bankverbindung (für SEPA-Lastschriftmandat)
– Vereinsinterne Mitgliedsnummer

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherung erfolgt in einer lokalen, durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützten Mitgliederliste.

4. Datenverarbeitung während der Mitgliedschaft
Die erhobenen Daten werden zur Mitgliederverwaltung, Beitragseinziehung, Organisation von Vereinsaktivitäten und Kommunikation mit den Mitgliedern verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen dieser Datenschutzordnung oder mit ausdrücklicher Einwilligung.

5. Austritt
Beim Austritt eines Mitglieds werden personenbezogene Daten, die nicht zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind, unverzüglich gelöscht.

Daten, die der Kassenführung und Buchhaltung dienen, werden gemäß § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre ab Wirksamkeit des Austritts aufbewahrt und anschließend gelöscht. Während der Aufbewahrungsfrist sind diese Daten gegen Zugriff Dritter durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Mitgliederrelevante Stammdaten (Eintritts-/Austrittsdatum, Vereinszugehörigkeit, Ehrungen) können darüber hinaus zu Vereinszwecken (Historie, Ehrungen) auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) aufbewahrt werden, sofern kein Widerspruch erfolgt.

6. Übermittlung an den übergeordneten Verband
Als Mitglied im [übergeordneten Verband – z. B. Westfälischer Schützenbund e. V. / Deutscher Schützenbund] ist der Verein verpflichtet, jährlich zum Stichtag 01.01. aktive Mitglieder zu melden. Übermittelt werden:

– Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
– Datum des Beitritts zur aktiven Mitgliedschaft
– Erhaltene Ehrungen und Qualifikationen
– Mitwirkung in Vereinsgruppierungen
– Bei Funktionsträgern (Vorstand, Ausschüsse): Telefonnummer, E-Mail, Funktionsbezeichnung

Fördernde und Ehrenmitglieder werden ausschließlich statistisch (ohne namentliche Nennung) übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Der Verband ist seinerseits verpflichtet, die Daten nur verbandsintern zu verwenden.

7. Sonstige Übermittlung an Verbände, Behörden, Institutionen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt darüber hinaus nur, soweit dies zur Erfüllung von Vereinsaufgaben erforderlich ist, insbesondere:
– Beantragung von Ehrungen
– Anmeldung zu Lehrgängen, Wettkämpfen, Fachtagungen
– Beantragung von Förderzuschüssen
– Meldungen an Versicherungen
– Behördliche Anzeigen / Genehmigungen (z. B. waffenrechtliche Mitteilungen nach § 15 WaffG)

8. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Der Verein berichtet über Vereinsereignisse (Schützenfest, Königsschießen, Wettkämpfe, Ehrungen) in Tagespresse, auf der eigenen Website und auf Social Media. Diese Berichte können Namen, Vereinsfunktion, Ergebnisse und Bildmaterial umfassen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit).

Fotos von öffentlichen Vereinsveranstaltungen (insbesondere Schützenfest, Umzug, Königsproklamation) werden auf Grundlage von § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG (Bildnisse von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen) ohne gesonderte Einwilligung veröffentlicht. Für Einzelporträts oder gestellte Aufnahmen wird eine ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten Person eingeholt.

Jedes Mitglied kann der Veröffentlichung eigener personenbezogener Daten oder Bilder jederzeit gegenüber dem Vorstand widersprechen. Im Fall des Widerspruchs werden weitere Veröffentlichungen unterlassen und auf der Vereinswebsite verfügbare Inhalte entfernt. Eine vollständige Entfernung bereits an Dritte übermittelter oder von Dritten kopierter Inhalte (z. B. archivierte Pressefotos, Suchmaschinen-Caches) kann nicht garantiert werden.

9. Instagram
Der Verein betreibt ein Instagram-Profil zur Öffentlichkeitsarbeit. Betreiber der Plattform ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

Mit der Nutzung von Instagram werden Daten an die Meta Platforms, Inc. in die USA übermittelt. Die Übermittlung ist durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023).

Beim Besuch unseres Instagram-Profils werden durch Meta personenbezogene Daten der Besucher verarbeitet. Hierfür ist Meta eigenständig verantwortlich. Soweit Inhalte unseres Vereins durch Meta dargestellt werden, besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Datenschutzhinweise von Meta: https://privacycenter.instagram.com/policy

10. Weitergabe von Mitgliedsdaten innerhalb des Vereins
Mitgliederverzeichnisse werden ausschließlich Vorstandsmitgliedern und solchen Funktionsträgern ausgehändigt, deren satzungs- oder geschäftsordnungsmäßige Aufgaben die Kenntnis dieser Daten erfordern. Eine Weitergabe an andere Mitglieder oder Dritte erfolgt nicht.

Im Rahmen vereinsinterner Bekanntmachungen (z. B. Ergebnislisten, Ehrungen, Glückwünsche zu Jubiläen) können Name, Vereinsfunktion und Vereinsergebnisse veröffentlicht werden. Auch hier besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht gegenüber dem Vorstand.

11. Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Verein schützt die personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu zählen insbesondere:
– Zugangs- und Zugriffsbeschränkung auf die eingesetzten Geräte und Dateien
– Passwortschutz und aktuelle Betriebssystem- und Sicherheitsupdates
– Verschlüsselte Übertragung (z. B. SSL/TLS) bei Online-Diensten
– Verpflichtung der eingesetzten Personen auf das Datengeheimnis
– Regelmäßige Datensicherung

12. Auftragsverarbeiter
Soweit der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben externe Dienstleister einsetzt (z. B. Webhoster, Mailprovider), werden mit diesen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

13. Rechte der betroffenen Person
Mitgliedern und sonstigen Betroffenen stehen folgende Rechte zu:
– Auskunft (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
– Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
– Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Die Geltendmachung dieser Rechte erfolgt schriftlich oder per E-Mail an den Vorstand (Kontaktdaten unter Ziffer 1).

14. Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de

15. Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung tritt mit Beschluss durch [Vorstand / Mitgliederversammlung – je nach Satzung] am [Datum] in Kraft und ersetzt die bisherige Datenschutzordnung.

Stand: Mai 2026